本年度旅行幹事を突然任されたあなた!
・動いてみたがなかなか旅行がまとまらない｡
・いったい何をすればいいのかわからない｡
お仕事の合間､空いてる時間を使って作り上げていかなければならない団体旅行。
せっかくの旅行を台無しにするわけには行きませんよね｡
そんな大役をまかされた幹事さんへシンプルで分かりやすく､面倒でなく旅行のプロが教えます。
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● ちょっとしたコツと旅行幹事さん用ガイドラインマニュアル
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団体旅行を円滑にまとめるにはいくつかあるポイントを順を追って作業していかなければいけません｡
そのポイントを項目順に記しましたので参考にどうぞ｡ |
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| (1) 旅行の方面・日程・予算・形態(バス旅行or飛行機など)を決める。 |
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だいたいどの旅行も予算は最初からある程度決まっていると思います｡
何も決まっていないのであれば前年度旅行もしくは過去に旅行がいつ頃行うているのか?
どの方面へいったのか?予算はどのぐらいだったのか?
調べてみると絞られてくると思います｡ |
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何も決まって無いのであればまず方面を決めるべきだと思います｡
(アンケート形式などで意見を聞くのが分かりやすいでしょう｡)
同僚だったリ上司など数人に少し話しを聞いてもらいアンケートをとる際の候補を決めちゃいましょう |
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| (2) 旅行会社に問い合わせる。 |
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方面.日程・予算・形態など固まってきたら旅行会社に問い合わせましょう。
旅行の相談があると伝えれば普通どこの旅行会社も一生懸命になって聞くはずです｡
(問い合わせしても対応が遅かったり､営業マンが現れない旅行会社なんて問題外です｡もちろん当社はどこよりもがんばります｡)
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なるべく早く旅行会社に連絡を取って動かしましょう｡
せっかく旅行内容が固まっても空きがなく、もうー度練り直しになる事が多数あります｡ |
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見積書や時間などを把握するため旅程表､旅館・観光地のパンフレットなどを旅行会社に手配させます｡ |
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| (3) 移動手段を確保する。 |
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こちらも上記(2)の段階で旅行会社に問い合わせるのが一番早く効率的でしょう｡
・貸切バスで行くのであれば大型バス(30人〜49人)中型バス(27人乗り)小型バス(20人乗り)
おおよそ上記種類に分かれると思います｡当然料金に差がでてきますので問い合わせてください｡
・飛行機の場合さらにバスより早く動かないと安心できません｡団体様の場合飛ぶ路線によっては座数が少なく全員分足りなかったリするので｡ |
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おおまかに言うと団体旅行は移動手段と宿泊先をおさえてしまえばひとまず安心です｡
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| (4) 宿泊先を確保する。 |
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宿選びのポイント(宿を間違えると旅行がすべて台無しになると思ってもいいぐらい重要です｡)
・宴会場が確保できるかどうか?
・1部屋だいたい何人ぐらいで使うのか?
(ホテルによっては狭い部屋に大人数押し込められたりするところもあるので)
・本館.別館・新館お目当てのところにちゃんと泊まれるのか?
(ホテルによっては館が違うと全く変わるとこもあります｡)
・料理はどうなのか?
(インターネットやパンフレットを見るとすごくおいしそうなのに実際は違ってた｡なんてことがありますので旅行会社営業マンにしっかりと聞いてください｡) |
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男性と女性の比率でも宿選びは変わってきます｡
※男性が多い場合
･ずばり宴会です｡コンパニオンさんだったり2次会会場だったり考えなくてはいけません｡
コンパニオンさんは呼べるホテルと呼べないホテルがあります｡
(ピンクだとさらに限られてきます｡)
･温泉街だと喜ばれますね｡夜､出歩く人が多いですから｡
暮地酒が飲める宿もいいと思います｡見知らぬ土地へくる楽しみの-つですよね｡
※女性が多い場合
･お食事にこだわりますね｡女の方はとくに料理が悪いとがっかりします｡
普段ではあまり食さない名産のものなどがあるといいでしょうね｡
･ホテルによっては多種類の素敵な浴衣などを用意してるとこもあります｡
･スパやリラクゼーションなどの施設があるところは人気がありますね｡ |
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部屋割りを忘れてはいけません｡
シティーホテルやビシ1ネスホテルであれば2名1室､1名1室ですのでそれほど気にしなくていいんですが､旅館の場合はだいたい4名1室､5名1室が主ですのでメンバーをうまく部屋割りする必要があります｡ |
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| (5) 旅程コースを組み上げて行く。 |
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移動手段･ホテルが決まりましたら出発地点から繋げていきましょう｡
そこで出てくる問題が昼食場所です｡ここも忙しい時期ですと予約を取りづらくなるので
早めに決めることが大事です｡ |
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旅行会社へ旅程表の作成依頼をしまして出来てきたものを見ながら検討しましょう｡
コース作成のポイントは以下の通りです｡
･何時ごろ朝出発するのか?
･何時ごろ帰ってきたいのか?
･メインとなる観光場所をどれにするのか?
(陶芸体験やフルーツ狩りなど観光ではなくても面白いとおもいますよ。)
･ご当地の美味しい昼食が食べられるところはどこか?
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このへんは1人で考えこむとキリがないので旅行会社営業マンと話合うのがいいと思います｡
今人気があるものや詳しい情報を教えてもらいましょう｡
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せっかく旅行に来たわけですからいろんな場所を見てみたいと思うのはだれしもおもうことです｡
ですがあまり詰め込みますとか観光時間･昼食時間が短くなり､ホテルに入るのが遅くなり、忙しくなってしまいますので営業マンと確認しながらうまく時間配分･コースを組んでください｡ |
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| (6) みなさんに配るしおりを作る |
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旅程表･パンフレットを参考にしおり作りましょう｡
参加されるみなさんがどこへ行くのか､どこに泊まるのかわからないんじゃ不安です｡
･出発時間､場所･宴会開始時間
･昼食場所･二次会場所(事前に行うかどうか確認しときます｡)
･宿泊先･2日日朝出発時間
･到着予定時刻(交通事情によって変わることが多いです｡)
最低､以上の項目は載せるべきです｡
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参加者名簿を作りましょう｡
･旅行傷害保険をかける場合に必要です｡
･旅行会社に提出する必要があります｡(飛行機利用は必須) |
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| (7) 旅行が始まる前に確認する。 |
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旅行日が近くなり旅行会社への入金を終え､手配･準備が終わったら最終確認を行ってください
営業マンへホテル､バス､飛行機､昼食場所､その他予約を入れてる施設｡旅行全体の流れ把握するためにも面倒ですがしっかり行ったほうが確実です｡ |
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参加者人数は増えたり減ったり頻繁に変わりますので､注意してください｡ |
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バスに飲み物､つまみ､おかし積み込みがあれば用意します｡ |
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| (8) 旅行当日 |
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出発場所へ少し早めに集合し､ドライバーさんと挨拶､打ち合わせを済ませてさあ旅行スタート｡
事前に確認､打ち合わせをしておけば当日そんなに大変なことはありませんよ｡ |
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